La eficacia en la formación interna como elemento de reducción de costes
Diciembre 2nd, 2009 por
Juan Saenz de Tejada

- Juan Sáenz de Tejada
En estos momentos de incertidumbre económica, la formación interna es uno de los grandes retos que las empresas deben afrontar en los próximos meses. Según los últimos datos de una prestigiosa consultora, cuatro de cada diez empresas concluyen que es su mayor preocupación; sin embargo, el 60% de las mismas, declaran que no creen que el actual modelo de formación presencial, mucho mas común todavía que los modelos de e-learning, sea la forma más eficaz ni de gestionarla, ni de retener el conocimiento en la compañía en estos nuevos tiempos.
Otro punto a tener en cuenta es que, mientras que el ROI en los procesos de formación basados en las nuevas tecnologías es mucho más alto que en el modelo tradicional, el coste de desarrollo de dichas tecnologías sigue suponiendo un freno a muchas empresas. Entonces, ¿cómo solucionar la dicotomía existente entre coste y beneficio? Y aún más, ¿cómo hacer que una vez realizada dicha formación el conocimiento quede dentro de la compañía?
Una posibilidad que cada día está tomando más fuerza es la utilización de plataformas de contenido que nos permitan tanto la creación de documentación, como la formación y la evaluación de la misma en toda la empresa. Estas plataformas lo que habilitan a la empresa es el crear un conjunto de documentación y demostraciones, totalmente exportables, que faciliten la gestión de la formación interna, y que permitan que el conocimiento permanezca en la empresa aunque el personal deje la compañía. ¿Cómo? Dichos conjuntos de documentación sólo necesitan crearse una vez y se puede, desde crear documentación por procesos específicos (¿cómo introducir una factura en JD Edwards?) hasta procesos más complejos y completos (Gestión del almacén).
Una de estas plataformas es: User Productivity Kit (UPK) de Oracle.
UPK es una plataforma de contenido sincronizada para la creación de documentación, la formación y la asistencia de rendimiento de toda la empresa. Generalmente, su uso se limita a un equipo de autores de contenido, que son los que conocen a fondo los procesos a tratar. Los usuarios finales pueden disponer de dicho contenido bien a través de un reproductor (Player) o de un documento con todos los pasos a seguir.
UPK le permitirá crear y publicar contenido fácilmente. Este contenido incluye simulaciones, soporte de aplicación y documentación interactiva. De esta forma, los usuarios obtienen un conocimiento completo de la funcionalidad del software, además de comprender los conceptos, al aprender a utilizar un programa en un entorno simulado y mientras trabajan con sus propios datos en un entorno real.
Los modos de utilización del UPK son los siguientes:
• El modo See It! permite a un usuario aprender mientras observa una demostración animada de los pasos de una tarea que se realiza en un entorno simulado. Todas las actividades necesarias como, por ejemplo, el movimiento del ratón y la introducción de datos, se realizan automáticamente.
• El modo Try It! permite a un usuario aprender de forma interactiva en un entorno simulado. El usuario sólo tiene que hacer clic con el ratón o pulsar las teclas para completar la tarea.
• El modo Know It? es un modo de reproducción tipo evaluación en el que los usuarios deben completar una tarea concreta. Los usuarios no recibirán instrucciones paso a paso para completar una tarea. En su lugar, deberán completar los pasos por sí mismos en un entorno simulado y recibirán la puntuación en relación a la precisión con que los realicen.
• El modo Do It! Mode permite a un usuario aprender de forma interactiva con datos reales. El usuario visualiza una pequeña pantalla en la parte superior de la aplicación real en la que se muestra cada paso de una tarea concreta. A medida que el usuario realiza cada paso, puede hacer clic en un botón o utilizar una combinación de teclas de acceso directo para visualizar el siguiente paso del proceso. La ventana Do It! incluye un gráfico en miniatura de la pantalla con un texto resaltado que indica el área en la que debe tener lugar la acción
Como consecuencia el poder utilizar una herramienta como el UPK nos permite minimizar los costes de formación interna, ya que no se requiere la presencia de formadores. Además permite generar en un fichero comprimido la documentación de la formación necesaria para un puesto determinado y que ésta, se encuentre en el PC del alumno de forma local lo que permita su visualización en caso de duda. Asimismo, el uso de una herramienta como ésta nos permite la estandarización de la formación y lo más importante: que el know-how resida en la compañía.
Si quieres ver una demostración de cómo funciona el UPK, pincha en el siguiente enlace. Si te pregunta si deseas cerrar la ventana, selecciona ‘NO’. A continuación pincha en el logo que te aparecerá en el centro de la ventana y se iniciará la demostración con la que podrás interactuar en los diferentes modos de utilizacíón, tal y como te he explicado en este artículo.
Demostración de la solución User Productivity Kit (UPK)
Esperamos tus comentarios sobre esta solución.
Publicado en Formación, JD Edwards |
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