La eficacia en la formación interna como elemento de reducción de costes

Diciembre 2nd, 2009 por Juan Saenz de Tejada

Juan Sáenz de Tejada
Juan Sáenz de Tejada

En estos momentos de incertidumbre económica, la formación interna es uno de los grandes retos que las empresas deben afrontar en los próximos meses.  Según los últimos datos de una prestigiosa consultora, cuatro de cada diez empresas concluyen que es su mayor preocupación; sin embargo, el 60% de las mismas, declaran que no creen que el actual modelo de formación presencial, mucho mas común todavía que los modelos de e-learning, sea la forma más eficaz ni de gestionarla, ni de retener el conocimiento en la compañía en estos nuevos tiempos.

Otro punto a tener en cuenta es que, mientras que el ROI en los procesos de formación basados en las nuevas tecnologías es mucho más alto que en el modelo tradicional, el coste de desarrollo de dichas tecnologías sigue suponiendo un freno a muchas empresas. Entonces, ¿cómo solucionar la dicotomía existente entre coste y beneficio? Y aún más, ¿cómo hacer que una vez realizada dicha formación el conocimiento quede dentro de la compañía?

Una posibilidad que cada día está tomando más fuerza es la utilización de plataformas de contenido que nos permitan tanto la creación de documentación, como la formación y la evaluación de la misma en toda la empresa. Estas plataformas lo que habilitan a la empresa es el crear un conjunto de documentación y demostraciones, totalmente exportables, que faciliten la gestión de la formación interna, y que permitan que el conocimiento permanezca en la empresa aunque el personal deje la compañía. ¿Cómo? Dichos conjuntos de documentación sólo necesitan crearse una vez y se puede, desde crear documentación por procesos específicos (¿cómo introducir una factura en JD Edwards?) hasta procesos más complejos y completos (Gestión del almacén).

Una de estas plataformas es: User Productivity Kit (UPK) de Oracle.

UPK es una plataforma de contenido sincronizada para la creación de documentación, la formación y la asistencia de rendimiento de toda la empresa. Generalmente, su uso se limita a un equipo de autores de contenido, que son los que conocen a fondo los procesos a tratar. Los usuarios finales pueden disponer de dicho contenido bien a través de un  reproductor (Player) o de un documento con todos los pasos a seguir.

UPK le permitirá crear y publicar contenido fácilmente. Este contenido incluye simulaciones, soporte de aplicación y documentación interactiva. De esta forma, los usuarios obtienen un conocimiento completo de la funcionalidad del software, además de comprender los conceptos, al aprender a utilizar un programa en un entorno simulado y mientras trabajan con sus propios datos en un entorno real.

Los modos de utilización del UPK son los siguientes:

• El modo See It! permite a un usuario aprender mientras observa una demostración animada de los pasos de una tarea que se realiza en un entorno simulado. Todas las actividades necesarias como, por ejemplo, el movimiento del ratón y la introducción de datos, se realizan automáticamente.

• El modo Try It! permite a un usuario aprender de forma interactiva en un entorno simulado. El usuario sólo tiene que hacer clic con el ratón o pulsar las teclas para completar la tarea.

• El modo Know It? es un modo de reproducción tipo evaluación en el que los usuarios deben completar una tarea concreta. Los usuarios no recibirán instrucciones paso a paso para completar una tarea. En su lugar, deberán completar los pasos por sí mismos en un entorno simulado y recibirán la puntuación en relación a la precisión con que los realicen.

• El modo Do It! Mode permite a un usuario aprender de forma interactiva con datos reales. El usuario visualiza una pequeña pantalla en la parte superior de la aplicación real en la que se muestra cada paso de una tarea concreta. A medida que el usuario realiza cada paso, puede hacer clic en un botón o utilizar una combinación de teclas de acceso directo para visualizar el siguiente paso del proceso. La ventana Do It! incluye un gráfico en miniatura de la pantalla con un texto resaltado que indica el área en la que debe tener lugar la acción

Como consecuencia el poder utilizar una herramienta como el UPK nos permite minimizar los costes de formación interna, ya que no se requiere la presencia de formadores. Además permite generar en un fichero comprimido la documentación de la formación necesaria para un puesto determinado y que ésta, se encuentre en el PC del alumno de forma local lo que permita su visualización en caso de duda.  Asimismo, el uso de una herramienta como ésta nos permite la estandarización de la formación y lo más importante: que el know-how resida en la compañía.

 

Si quieres ver una demostración de cómo funciona el UPK, pincha en el siguiente enlace. Si te pregunta si deseas cerrar la ventana, selecciona ‘NO’. A continuación pincha en el logo que te aparecerá en el centro de la ventana y se iniciará la demostración con la que podrás interactuar en los diferentes modos de utilizacíón, tal y como te he explicado en este artículo.

                                                               Demostración de la solución User Productivity Kit (UPK)

 

 Esperamos tus comentarios sobre esta solución.


Publicado en Formación, JD Edwards | Sin Comentarios »

Interesarse por “los otros”

Diciembre 2nd, 2009 por IOS

Mario Garcimartín

Mario Garcimartín

El título de este capítulo puede inducir a error. Que nadie piense que estoy preparando las normas de comportamiento de una ONG. Lo que pretendo, modestamente, es establecer pautas de conducta.

Los otros no son sólo los próximos: hijos y pareja, padres y hermanos, amigos y vecinos; pueden ser también rivales y competidores, colegas y jefes, clientes y proveedores. Estamos obligados a tratar con todos, y probablemente nuestra educación nos permita hacerlo dentro de estilos generalmente aceptados.

Pienso, que no hay soluciones exactas para mejorar nuestras relaciones personales, pero hay una premisa: “es imprescindible que nos preocupemos de los demás”.  La famosa frase “hola, que tal estás”, encubre siempre una obligatoria dosis de hipocresía, que tarde o temprano se delata a si misma. No debemos renunciar a las cortesías habituales, pero debemos exigirnos diariamente un mínimo de sinceridad cuando sentimos las desgracias de otros o nos alegramos del éxito ajeno. Hay que tomar conciencia de que nuestras felicitaciones y nuestros pésames no sean meramente protocolarios.

Una de las habilidades mas difíciles de encontrar (al menos para mí) es la “Empatía”.  Igual que otras muchas, forma parte de la propia personalidad. Se es o no empático de la misma forma que se es moreno o rubio, pero con voluntad puede y debe adquirirse y perfeccionarse. La empatía es la capacidad de ver los asuntos como los ve el otro, desde su posición y circunstancia. No es preciso asumir su punto de vista, pero si comprender por qué piensa así. En cualquier negociación, las personas empáticas tienen ventaja, han recorrido un largo camino antes de que la parte contraria haya terminado de defender sus posiciones.

Para perfeccionar nuestra empatía, (sea ésta mucha o poca)  debemos interesarnos por la persona que tenemos enfrente; conocer sus aficiones, entender sus necesidades y objetivos. Pongámonos realmente en el lugar del otro o intentémoslo, al menos, con “sinceridad”. Pienso, que con este gesto generoso, estaremos ocupando su terreno, jugando sus cartas, viendo el problema desde más ángulos. En definitiva, siendo más eficientes.

Quiero aquí hacer una observación, la empatía no debe confundirse con la “identificación”  ni, menos aún, con la “imitación”. Hay quien por hacerse perdonar el hecho de ser diferente, adopta sin darse cuenta gestos y entonaciones del interlocutor. De hecho, un par de veces durante mi vida profesional, he visto la metamorfosis realizada en la persona; adoptando las mismas posturas, voces y gestos. El empático no pierde su personalidad, simplemente entiende a la persona y valora el porqué de sus reacciones para poderle contestar adecuadamente.

Al interesarnos por los demás estamos procurando nuestro propio beneficio. No es altruismo lo que hace progresar al mundo; gracias al deseo de obtener un beneficio por parte del panadero y del lechero, gracias a su egoísmo, podemos contar todas las mañanas con leche y pan, a tiempo y en un lugar accesible.

En cualquier caso, cuidado con pretender ganarlo todo en la transacción, porque podemos quedarnos sin interlocutor. El “da y recibirás”, debería ser una norma permanente de las personas. Hay que dar algo a cambio, en toda transacción, y no solamente en las negociaciones mercantiles o políticas. La norma del “da y recibirás” es aplicable siempre, y muy especialmente cuando se trata de relaciones personales.

Es difícil obtener la distancia existente entre nuestras aspiraciones y lo que realmente podemos conseguir, y aún más entre lo que querríamos alcanzar y lo que, en justicia, debería alcanzar la parte contraria. Entran aquí en conflicto nuestra ambición y nuestra capacidad de empatía. Yo pienso que una buena táctica sería: “Conceder primero, plantarse, y esperar la contrapartida para dar una nueva concesión, o replegarme a una posición previa hasta que el contrario abandone la posición de fuerza”.

Al hablar anteriormente de la empatía, se me ha olvidado comentar algo que considero muy importante: “La ética profesional”. Interpretar las emociones ajenas sin ninguna referencia moral, sólo puede serle útil a un tahúr durante una partida de póquer.

Cuando al ver a una persona en una situación ridícula sentimos la desagradable sensación de la tan famosa  y tan malinterpretada “vergüenza ajena”, sólo estamos evidenciando que sentimos por el otro, que su dolor también es el nuestro. Nada de esto sería posible si no sintiéramos afecto por nuestros semejantes. Por consiguiente, pienso que es muy importante utilizar la ética desde la misma empatía.

Y ya para finalizar, me gustaría dar un último repaso a uno de los aspectos que conformarían (bajo mi punto de vista) el “todo para el interés hacia los otros”, junto con la empatía y la ética: la verdad. ¡ Señores !, “la mentira no paga”. Me viene a la mente la educación que recibían los jóvenes persas; eran ejercitados en tres artes: montar a caballo, disparar con el arco y ….. no mentir. La mentira y la traición, siempre son acompañadas por el desprecio. Si las personas con las que trabajamos son de nuestro interés, “la mentira no tiene objeto”, ni siquiera para bromear. Puede que, debido a determinadas circunstancias, nos veamos obligados a ocultar la verdad, pero nunca, nunca debemos mentir. Desde luego, para mí, prefiero negarme a contestar. No seamos como los políticos: que cuando son entrevistados, “dicen brillantemente  lo que están dispuestos a decir, con absoluta independencia del contenido e intención de la pregunta”.

Saludos


Publicado en General | 1 Comentario »

Introducción a las Metodologías Ágiles II

Diciembre 1st, 2009 por Roberto Andrés

Roberto Andrés

Roberto Andrés

Evidentemente y atendiendo a estos puntos de partida casi todos, sobre todo los programadores, se podrán ver interesados o atraídos por ciertas características de estos métodos. En este artículo no se pretenden exponer las virtudes, pros o contras de estas metodologías ágiles, ni tampoco justificar o explicar los posibles problemas encontrados a lo largo de la implantación de proyectos pasados o futuros, sino simplemente realizar una recopilación de la existente literatura al respecto de estos métodos menos conocidos, a la vez que desde mi doble punto de vista como diseñador y desarrollador, exponer alternativas a los métodos que se llevan usando desde hace ya más de 30 años. No nos engañemos, Ken Beck, uno de sus creadores y principales valedores lo puso en marcha para rescatar el proyecto C3 de Chrysler a finales de los 90 y este proyecto tuvo que ser finalmente cancelado, luego podemos casi asegurar que no se trata de la panacea que arregle todos nuestros problemas, pero evidentemente encontraremos algunos puntos que nos serán fácilmente identificables como útiles para su aplicación en nuestros proyectos.

Como ya comentábamos, estos métodos suponen principalmente un choque entre dos estilos; el diseño evolutivo/adaptativo y el diseño planeado/predictivo.

Esencialmente, evolutivo significa que el diseño del sistema crece conforme se implanta el sistema; el diseño es parte del proceso de programación y conforme el programa evoluciona el diseño cambia. Habitualmente esto se convertirá en un desastre; el diseño en estos casos se reduce a una serie de decisiones puntuales tomadas sobre la marcha que irán inevitablemente complicando la posibilidad de mantenimiento del código a medio y largo plazo. Conforme el diseño se deteriora, igualmente se deteriora la capacidad de cambio y con él se facilita la generación exponencial de errores que cada vez serán más difíciles (y costosos) de eliminar. Estas son principalmente las complicaciones del típico “codifica y corrige” al que en gran parte nos hemos acostumbrado los programadores. Los teóricos de la metodología denominan a este fenómeno como la Entropía del Software.

El diseño planeado al contrario, se basa en prácticas extraídas de la ingeniería. Si queremos construir por ejemplo un edificio, no podemos empezar a poner ladrillos a lo loco sino que realizaremos ciertos estudios, esquemas, códigos y diagramas utilizando diversas técnicas matemáticas y de estructuras, tras lo cual podremos abordar su construcción o encargársela a otra empresa para que lo construya.

En software todo debería funcionar de manera similar. Los diseñadores no pensamos en programar ya que solo lo estamos planeando, se piensa en los problemas con anticipación, y por ello utilizamos diferentes técnicas que dejan de lado los detalles de programación de bajo nivel para dedicarnos a un nivel más abstracto. Al igual que en el edificio estamos convencidos de poder diseñar un software a imagen y semejanza de una lógica de negocio y que podemos pasarlo después a los programadores o bien a otra compañía para que construya dicho software.

Así llevamos ya cerca de 30 años y aunque a priori parece mejor que el sistema de codificar y corregir, nuestra experiencia sabe que esto no siempre es así.

Sabemos que es totalmente imposible en un sistema de una complejidad media el haber pensado en todos los problemas que se necesitan tratar al programar y que aparecerán inevitablemente problemas que pondrán al diseño en entredicho, además no contaremos ni con un plazo suficientemente amplio para la realización del proyecto a la vez que tendremos unos márgenes comerciales más ajustados.

Normalmente en estos casos se realizará un cambio rápido en el diseño por la presión de tiempo a la que casi seguro estaremos sometidos, provocando con esto de nuevo el crecimiento de nuestra famosa Entropía, siendo en ocasiones obligados a lanzar el software incluso con un conjunto en teoría conocido de defectos y deficiencias. El software es lanzado con esos defectos conocidos porque el valor del software en un determinado nivel de calidad (teóricamente) compensa el impacto de los defectos y deficiencias conocidas.


Publicado en General | Sin Comentarios »