Ios

Jose Tejedor

 ¿Cómo podemos controlar nuestros gastos? En estos días de crisis económica, ésta es una pregunta que las empresas de todos los sectores se hacen a diario. Resulta vital para la supervivencia de las empresas el llevar un riguroso control de los gastos tanto a largo plazo, como en el día a día. Para ayudarnos a llevar a cabo estas labores de “vigilancia”, podemos hacer uso de las muchas posibilidades que ofrece un ERP como JD Edwards.

En primer lugar gracias al módulo de compras de JD Edwards EnterpriseOne, podemos establecer un control sobre nuestro proceso de compras más básico, el llamado “Purchase to Pay”: hacer la compra, recepcionarla, y pagarla. La ventaja que tiene este proceso es que todo está perfectamente relacionado, y se puede configurar de manera que el sistema ejerza un férreo control: sólo puedo recepcionar aquello que figura en el pedido de compra que he hecho, y únicamente puedo pagar aquello que he recibido. De esta forma se evita tener material que no hemos pedido en nuestro almacén o tener que realizar devoluciones al proveedor; y por otro lado, sabemos exactamente que nos debe facturar nuestro proveedor, sin posibilidad de errores, ya que lo validamos con nuestra recepción.

Pero además, existen otras funcionalidades menos conocidas del módulo de compras de JD Edwards EnterpriseOne que pueden optimizar nuestras compras y ayudarnos a capear mejor el temporal.

Por ejemplo, podemos establecer un sistema de solicitudes internas que permitan crear una central de compras interna; de este modo, se realiza un único pedido al proveedor para todos los departamentos de la empresa, obteniendo descuentos por volumen y permitiendo reducir los costes de transporte.

Para incrementar el control sobre los gastos, podemos usar las rutas de aprobación, que permiten retener un pedido de compra cuando éste supera una cantidad determinada, estableciendo distintos niveles de aprobación según su importe y escalando automáticamente la aprobación según sea necesario.

También podemos optimizar nuestras compras haciendo uso de los controles por importe mínimo, que bloquean los pedidos de compra que no lleguen al valor mínimo para un proveedor determinado. Con esto logramos evitar que se realicen muchos pedidos pequeños en lugar de uno grande.

Otra posibilidad que se nos ofrece es la de establecer presupuestos para los distintos departamentos de la empresa, de manera que cada compra que realicen tenga en cuenta este presupuesto, y se bloqueen los pedidos hasta su aprobación o rechazo.

Por supuesto, en EnterpriseOne toda la información referente a los proveedores con los que trabajamos, como cumplimiento de plazos de entrega, calidad del material enviado, etc. queda reflejada en el sistema, y es posible realizar consultas sobre cada proveedor para seleccionar únicamente aquellos realmente fiables para trabajar con nosotros.

La ventaja que tienen estos controles es que pueden activarse en cualquier momento, tanto si se trata de una implantación, como si llevamos tiempo trabajando con nuestro ERP y queremos aprovecharlo al máximo.

Todos estos controles permiten optimizar las compras de nuestra empresa, reducir costes y facilitar la toma de decisiones, por lo que JD Edwards supone una ventaja que debemos aprovechar en estos momentos difíciles.